В госструктурах есть специальные отделы по формированию правил обработки документов и их путешествию по лестницам учреждений (обычно, канцелярия этим занимается). На основе этого появились услуги на портале госуслуг.
А в общественной организации, думается, должно быть собрание глав обществ, где кто-то должен вынести на рассмотрение процесс документооборота, пройдёт голосование, и этот процесс станет един для ВСЕХ. Т.к. в аппарате правления МООИР нет отдела канцелярии, если бы был, то он должен разработать этот механизм и вынести на голосование.